Multitasking – dajesz radę?

Multitasking/wielozadaniowość kojarzy mi się, wam pewnie też, z wykonywaniem kilku czynności naraz. Tak rzeczywiście jest. Gdy robiłam swój blogowy research w tym temacie, niemal wszystkie źródła podobnie definiowały multitasking. Nowoczesne zło. Przyjrzyjmy się jak to wygląda w praktyce.

Chcemy robić coraz więcej w coraz krótszym czasie. To, co kiedyś robiliśmy na komputerze teraz robimy za pomocą aplikacji na smartfona. Jaka jest różnica? Wykonując czynności na komputerze musimy wygospodarować trochę czasu. Komputer musi się włączyć, musimy wygodnie usiąść, zrobić herbatę ;). Z telefonem nie ma tyle zachodu. Czy stoimy, czy siedzimy, czy się poruszmy jesteśmy w stanie załatwić dziesiątki spraw. Co więcej, takie czynności możemy wówczas przerwać w dowolnym momencie, zgasić ekran i spojrzeć na coś innego by po 5 minutach znów je kontynuować. Mamy więc urządzenia, które pozwalają nam być w kilku miejscach jednocześnie i dzielić rzeczywistości na niezliczone fragmenty.

Okazuje się, że eksperci zaczynają bić na alarm. Robienie zbyt wielu rzeczy w jednym przedziale czasowym męczy, demotywuje, pogarsza samopoczucie i zmniejsza efektywność wykonywanych przez nas zadań. Gdy robimy zbyt wiele, coś nam umknie, czegoś nie dopatrzymy a wykonane w pośpiechu i rozproszeniu zadanie nie będzie tak satysfakcjonujące.

Czynnikiem wywołującym wielozadaniowość, oprócz presji czasu/presji w pracy/terminów, w dużej mierze jest technologia. Ułatwia nam czynności na tyle, że chcemy wykonywać ich więcej jednocześnie. Chcemy, lub czujemy się do tego zmuszeni. Zaczynamy uważać, że normalne jest, że stojąc w kolejce kupuję pralkę na raty, a jadąc pociągiem odpisuję na niezliczoną ilość e-maili firmowych wcale nie mając ze sobą służbowego laptopa.

Jak ta technologia na nas wpływa? Przyjrzyjmy się badaniom dotyczącym używania smartfonów. Temat został głęboko poruszony w artykule „(Od)łącz się” czasopisma Charaktery. W artykule wielokrotnie podkreślono, że zbyt długie używanie smartfona skutkuje rozproszeniem uwagi, problemami ze snem, zwiększeniem poziomu stresu. Z kolei gdy odkładamy telefon na bok narasta w nas niepokój, czujemy silną potrzebę wzięcia go ponownie. Jak pokazały badania prof. Dunn:

(..) poczucie nieuwagi i nadmiernego pobudzenia miało bezpośredni związek z mniejszą efektywnością, słabszą więzią społeczną oraz gorszym samopoczuciem.

Przeczytałam też stwierdzenie „żyjemy w erze Fomo”. Fomo to zjawisko lękowe, które ogarnia nas kiedy przestajemy mieć dostęp do aktywności czy informacji, do których mają w tym czasie dostęp inni. Żyjemy w czasach, w których bez przerwy czujemy przymus bycia „na bieżąco”. To nasila multitasking. Bo skoro trzeba wykonać wszystkie codzienne obowiązki, a dodatkowo czuje się wyżej opisaną potrzebę nieustannego aktualizowania danych na portalach społecznościowych/grupach branżowych, to koniec końców mamy dużo więcej do zrobienia. A doba od wieków trwa tylko i aż 24 godziny. Dla kogo AŻ, a dla kogo TYLKO? (i tu właśnie słyszę powiadomienia z mojego smartfona, straciłam wątek, ratunku!)

Bez technologii nasz dzień wyglądałby spokojniej, czyż nie? Nie nosilibyśmy smartfona ze sobą do toalety (niechcący, ja wiem, z przyzwyczajenia..), nie przerywalibyśmy gotowania obiadu na dźwięk powiadomień, nie czytalibyśmy postów obcych nam ludzi z grup Facebook w jedynej wolnej chwili dnia, nie rozmawialibyśmy na Whatsup z 10 znajomymi, których widzimy raz w miesiącu, nie przeglądalibyśmy setek ogłoszeń przedmiotów, których nie zamierzamy kupić, nie czytalibyśmy dziesiątek stron forum internetowego i tak dalej.. Super, że możemy to robić. I to jest super do czasu, gdy przestajemy być panami swego czasu, bierzemy na siebie zbyt wiele i zwyczajnie zaczynamy zawalać.

No kurczę! To oczywiste, że nie rzucimy teraz wszystkich swoich zobowiązań, nie odinstalujemy wszystkich aplikacji (chociaż część na pewno można by było – przynajmniej u mnie), i nie wyrzucimy smartfona do pierwszego lepszego przydrożnego śmietnika.

Co więc można zrobić by ograniczyć wielozadaniowość i stać się bardziej efektywnym?

1. Planuj – to ważne w dobie multitaskingu.
Dziel zadania na ważne, pilne, mniej ważne i mniej pilne. Zaczynaj pracę od wykonywania zadań priorytetowych.
2. Korzystaj z notatek, zapisuj spontaniczne pomysły.
Przydają się, bo kiedy z każdej strony atakują Cię różne informacje i bodźce, łatwo zgubić myśl i wątek.
3. Odcinaj się od rozpraszaczy, gdy wykonujesz absorbujące, trudne zadanie, wymagające analizy, skupienia.
Wyłącz wówczas telefon, komunikator internetowy, portale społecznościowe itp.
4. Jeśli zaczynasz jedno zadanie, to staraj się je doprowadzić do końca i dopiero wtedy rozpocząć kolejne. 5. Nie wpadnij w pułapkę bycia ciągle online i pod telefonem.
6. Jeśli widzisz, że wielozadaniowość utrudnia rozmowy z najbliższymi, zabawę z dziećmi itd. – po prostu wyłącz telefon, laptop, tablet. 7. Znajdź jakieś zajęcie poza pracą, które będą wymagać oderwania się od multitaskingu.
Taka czynność powinna wymagać skoncentrowania tylko na jednej rzeczy, skupienia uwagi na tym, co dzieje się w danym momencie. To może być np. aktywność sportowa albo hobby.

https://porady.pracuj.pl/zycie-zawodowe/multitasking-zabije-nas-czy-wzmocni/

Idealnie by więc było, jak powiedział psycholog Shelley Carson, pozwolić sobie na wielozadaniowość gdy jest to niezbędne, natomiast gdy coś jest naprawdę istotne, wówczas skupić na tym całą swoją uwagę.

Świetnie! Zatem gdy mamy coś ważnego, skorzystajmy z rad i wyników badań naukowych. Odłóżmy inne rzeczy na bok by zwiększyć swoją efektywność! Przypiszmy zadaniom priorytety i uporządkujmy przestrzeń. Wówczas będziemy mogli odetchnąć głęboko mając mało ważne sprawy załatwione, i te ważne wykonane solidnie. Ja zaczynam od siebie! Powodzenia!

Dajcie znać w komentarzach poniżej czy/kiedy multitasking również bywa dla was wyzwaniem. Udostępniajcie jeśli macie propozycje tematów, o których chętnie byście przeczytali na moim blogu – piszcie! 🙂

Poniżej linki do artykułów w temacie. Jeśli interesuje was zagadnienie, poczytajcie.

http://productivemag.pl/2/multitasking-u-ludzi-czy-to-jest-mozliwe

https://www.youtube.com/watch?time_continue=143&v=iM4u-7Z5URk

https://en.wikipedia.org/wiki/Multitasking_(disambiguation)

ENG

Multitasking -are you getting on?!

I’ve recently found myself doing too many things simultaneously. I’ve realised the buzzing of my phone never ends, my head is filled with so many ideas I can’t even name them , and I have piles of to-do lists on my desk.  It wouldn’t be all that bad if the things had a chance of getting done before their deadlines, and if I felt well. But instead,  I’ve been training my multitasking capacity so intensively that I’ve been suffering from migraines all last week. It seems that my body isn’t exactly pleased with our way of speeding up everyday life.

When I think of multitasking, I think of doing too many things at the same time. It’s the right guess. While I was doing my blog research on the topic, I found there is one most frequently repeated interpretation of the term – as a rather bad, modern phenomena.

We want to do things quicker than previous generations, and in a shorter period of time. Actually, we want things done immediately.  What was once done on a computer, is now done on a phone. Why is it so different? Doing things on a computer makes it more time-consuming, it can’t be done on the fly. The computer must turn on, we must find a comfortable space to sit and work, we make tea, we set the time. If you choose to do things using your smartphone, it’s going to be much less complicated. Whether you sit or stand, wait in a queue or in a car, you just turn on the screen and do things. What’s more, it’s very easy to stop at a convenient moment, and continue later just tapping the screen again. We have devices that make unbelievable things happen, allow us to be in a few places at once, and finally make us able to cut the here and now into countless pieces.

Nevertheless, experts have raised the alarm. Having too many things going on together tires us, demotivates, and makes us less effective. When we decide to take care of too many issues, there is no way every one of them will go the way we want. If you have too much on your plate, you may skip something accidentally, or not do your best which becomes dissatisfying in the long run.

Although multitasking is largely caused by forms of external pressure, it is technology that influences us so deeply. Technology has made us able to perceive the reality in a different way. We now see all the possibilities, all the opportunities that are there for the taking. It helps us get things done quickly and easily, and we love it for that. However, because everything seems to be available so easily, we tend to overwork, we want more things finished than is physically possible.

How does it affect us? Let’s discuss the latest research on the topic which was cited in an article entitled “(Un)plug yourself” in the newspaper Characters. The author of the article stresses that too frequent and prolonged using of a smartphone often causes sleeplessness, distraction, and increased level of stress. In turn, putting a phone down causes anxiety, and a strong need to pick it up again.

I’ve also read we’re living in the so-called ”Fomo” era. The fomo notion may appear when we are scared to unplug and leave the news and headlines in the background. It is a fear of not being a part of something that others are. It is a compulsion to constantly be updated. So if we must catch up with our everyday businesses, and additionally we feel the strong need of checking what is going on in the social networking sites, then we end up as very busy people indeed. Unfortunately a day has always lasted only 24 hours, and it’s not going to change. Is 24 hours enough for you, or maybe it’s always too little?

I think I can assume that without the Internet connection our daily life would go slightly differently. We wouldn’t  have a smartphone constantly by our side, we wouldn’t take it to the toilet with us (I know it’s just an annoying habit;)), we wouldn’t be cooking a meal checking our phone thousands of times, and we probably wouldn’t scroll down all the Facebook posts in countless social groups, or ads of things we don’t intend to buy every time we have a free minute to spend. It’s great we are able to do all these things, and everything is fine if we stay in control of what we do and when.

So what can be done you would ask? It’s obvious we won’t throw our phone into the bin, and uninstall all our phone apps (though some could be deleted at least from my phone;)). However, there are some things we can do to become more effective.

1. Plan – it’s important in the era of multitasking. Divide tasks into important, urgent, less important and less urgent. Startwith doing things that are a high priority.
2. Use your notes, write down the ideas you have running through your mind. It may be helpful as you listen and think about  so many things during the day which can be easily forgotten.
3. Stay focused while doing important tasks. Switch off your phone, social media, anythin that may disturb you.
4. If you start a task, try to finish it before starting another one.
5. Avoid being online needlesly.
6. When you realize that multitasking makes your family relations worse, switch off your phone.
7. Find something you enjoy doing so you don’t have to be continuously focused on your work.

It would be perfect if things would work the way psychologist Shelley Carson said : ‘The ideal situation is to be able to multitask when multitasking is appropriate, and focus when focusing is important’.

Let’s use all the research other people have done for our own good. Let’s select more important things and do them well. Be effective not chaotic. Let’s tidy our space, prioritise, and get to work. I start from myself! Let me know if you tend to have problems with multitasking, and if it is as annoying for you too!

If you like what I write, comment, share, like it! This is what keeps me motivated:) There is an interestin video lecture video on the topic in English, you may click and watch if you’re interested.

https://www.youtube.com/watch?time_continue=143&v=iM4u-7Z5URk